Doanh nghiệp của bạn rất quan trọng đối với bạn và bạn sẽ không bao giờ muốn bất kỳ rủi ro nào xảy ra với nó. Chỉ tập trung vào hoạt động kinh doanh sẽ không đủ. Các yếu tố khác cũng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Sai lầm khi chọn văn phòng cho thuê là một trong số đó.
Thuê văn phòng luôn là nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp. Có một số yếu tố liên quan đến quá trình lựa chọn địa điểm đặt văn phòng. Các phần chính là tiền thuê hàng tháng & vị trí, nhưng điều quan trọng là phải đánh giá các khía cạnh khác. Ban đầu, bạn không thấy những vấn đề như vậy, nhưng chúng có thể xuất hiện khi các hoạt động bắt đầu.
Những sai lầm như vậy không phù hợp với bất kỳ loại hình kinh doanh nào và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chúng. Các hướng dẫn sau đây sẽ hướng dẫn bạn tránh mọi sai lầm đáng quên như vậy.
Mục lục
1. Giá thuê văn phòng
Tiền thuê văn phòng là chi phí hàng đầu trong bất kỳ loại hình kinh doanh nào, nhưng vấn đề nảy sinh khi nó trở thành yếu tố quyết định duy nhất. Khi bạn mong đợi vị trí tốt nhất, bạn thường phải trả nhiều tiền hơn và bạn hiếm khi tìm thấy bất kỳ vị trí nào có chi phí thấp; vì vậy bạn phải quyết định xem bạn có sẵn sàng ưu tiên chất lượng hơn giá cả hay ngược lại.
Một văn phòng nằm ở trung tâm quận 1 hoặc quận 3 của TPHCM là một lợi thế cho một doanh nghiệp, đặc biệt nếu đó là một trung tâm kinh doanh. Những nơi như vậy có thể dễ dàng tiếp cận và có thể di chuyển bằng bất kỳ phương thức vận chuyển nào. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn được tiếp xúc nhiều hơn so với ở một địa điểm xa. Sự phát triển của một doanh nghiệp thực tế được đảm bảo với một vị trí thuận lợi như vậy. Tuy nhiên, nhu cầu về những không gian như vậy cao và giá cả cũng vậy, và điều này phản ánh giá thuê của nhiều không gian văn phòng.
Giải pháp thay thế tốt nhất cho việc này là không gian làm việc chung (Co-working Space). Bạn nhận được tất cả các tính năng với mức giá rất phải chăng, với phí thành viên ít hơn nhiều so với chi phí thuê văn phòng. Tính linh hoạt của không gian làm việc chung cũng có thể cho phép bạn chọn không gian làm việc của mình theo quy mô nhóm.
2. Cơ sở hạ tầng yếu kém
Các doanh nghiệp đôi khi chọn không gian làm việc với cơ sở hạ tầng kém. Điều này chủ yếu xảy ra do hạn chế về ngân sách. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn có thêm tiền trong tay, nhưng việc thỏa hiệp với điều kiện cơ sở hạ tầng kém có thể gây hại cho doanh nghiệp.
Một không gian giá rẻ chủ yếu bao gồm các cơ sở chất lượng thấp hơn. Ban đầu, có vẻ như bạn đang tiết kiệm tiền, nhưng về lâu dài, bạn có thể sẽ chi nhiều tiền hơn cho việc bảo trì vì cơ sở hạ tầng giá rẻ sẽ yêu cầu sửa chữa thường xuyên hơn. Sau khi trả tiền cho một số sửa chữa này, cuối cùng bạn sẽ tốn nhiều tiền hơn khi chọn thay thế cơ sở hạ tầng rẻ tiền tốn nhiều chi phí bảo trì hơn là chỉ thay thế bằng một cơ sở hạ tầng có chất lượng tốt hơn.
Cơ sở hạ tầng vượt trội là rất quan trọng đối với một doanh nghiệp. Nó làm giảm kinh doanh & cải thiện năng suất. Nó cũng mang lại một cái nhìn mới mẻ và ấn tượng cho văn phòng của bạn, điều này chắc chắn sẽ làm hài lòng khách hàng của bạn. Cơ sở hạ tầng chất lượng tốt có thể tốn kém và thường có thể ảnh hưởng tiêu cực đến ngân sách của các doanh nghiệp mới thành lập.
Nhiều không gian làm việc chung có cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất cao cấp. Chi phí sử dụng rất thấp so với sở hữu. Không có chi phí bảo trì bổ sung khi bạn cho phép không gian làm việc chung của mình cung cấp những thứ cần thiết cho bạn.
3. Văn phòng không linh hoạt
Những thay đổi bất ngờ là khá phổ biến trong kinh doanh, cho dù chúng thuận lợi hay không thuận lợi. Trong những trường hợp như vậy, các kế hoạch kinh doanh cần có khả năng sửa đổi và thích ứng với những thay đổi đó. Khi doanh nghiệp phát triển, nó có thể yêu cầu những thay đổi trong không gian văn phòng. Chẳng hạn, nhiều không gian làm việc hơn cho nhân viên mới được tuyển dụng hoặc thêm không gian cho thiết bị mới.
Không gian văn phòng của bạn nên sẵn sàng cho những sửa đổi như vậy. Cần có đủ chỗ để thay đổi để bạn không phải di dời hoặc thuê thêm không gian. Cả hai lựa chọn này đều không thuận lợi cho kinh doanh. Kết quả là bạn mất công việc kinh doanh hoặc tiền bạc. Trong những trường hợp đặc biệt không may, bạn có thể mất cả hai. Hơn nữa, chuyển sang một không gian mới là một quá trình tốn kém, vì vậy nên có đủ không gian để mở rộng.
Thật không may, giữ thêm không gian tiện dụng không phải là lựa chọn khả thi nhất. Nó có thể gây lãng phí tiền bạc cũng như không gian, vì vậy đây là một quyết định quan trọng mà bạn phải đưa ra. Nếu bạn quyết định giữ thêm không gian, bạn phải tìm ra cách sử dụng nó một cách hiệu quả.
Một giải pháp đơn giản cho vấn đề này là không gian làm việc chung. Không gian làm việc chung cho phép dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp không gian làm việc của bạn. Bạn có thể chuyển đổi tư cách thành viên theo yêu cầu của mình mà không gặp khó khăn gì.
4. Chỉ nghĩ về không gian bàn làm việc
Đây là sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Họ tận dụng hết công dụng của chiếc bàn làm việc nhưng lại quên đi những nhiệm vụ không có trên bàn làm việc. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm các cuộc họp nhóm, thuyết trình, đào tạo và các cuộc tụ họp khác. Một danh sách dài các nhiệm vụ như vậy đòi hỏi một không gian chuyên dụng và được trang bị đầy đủ có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu.
Một khu vực giải khát dành riêng cũng rất cần thiết và có thể giúp gây ấn tượng với khách hàng hoặc cho nhân viên cơ hội tự chiêu đãi bản thân.
Tất cả những cơ sở này cần được xem xét trong khi lập kế hoạch cho không gian làm việc lý tưởng của bạn. Những nhu yếu phẩm này mang lại bầu không khí chuyên nghiệp cho văn phòng và có thể tạo ra một môi trường làm việc nhẹ nhàng. Việc chỉ ngồi một chỗ và làm việc liên tục có thể làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên. Ngay cả việc liên tục nhìn vào bàn làm việc cũng có thể khiến công việc trở nên mệt mỏi hoặc nhàm chán.
Văn phòng phải là nơi thoải mái cho nhân viên. Bầu không khí tích cực này có thể thúc đẩy họ, tăng năng suất và cuối cùng là mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Không gian làm việc chung cung cấp tất cả các cơ sở này tại địa điểm của họ. Có các phòng hội nghị được trang bị đầy đủ có sẵn cho mọi nhu cầu. Các phòng này có thể phục vụ nhiều mục đích bao gồm dùng làm nơi tổ chức các cuộc họp, hội nghị hoặc đào tạo.
5. Không quan tâm tiện ích xung quanh tòa nhà văn phòng
Mọi doanh nghiệp đều thực hiện một cuộc khảo sát kỹ lưỡng trước khi hoàn thiện một không gian, nhưng đôi khi mọi người không cân nhắc đến bầu không khí xung quanh. Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của bạn. Ban đầu, nó có thể không rõ ràng, nhưng môi trường xung quanh không gian làm việc có thể ảnh hưởng lâu dài đến doanh nghiệp của bạn. Môi trường xung quanh phải phù hợp với văn phòng.
Nói cách khác, nó nên bao quanh các doanh nghiệp tương thích. Lấy một trung tâm kinh doanh làm ví dụ. Bạn được kết nối với những người có cùng chí hướng và phát triển doanh nghiệp của mình thông qua những kết nối này. Môi trường xung quanh như vậy chỉ có thể phục vụ để làm nổi bật kỹ năng của bạn.
Các nhân viên cũng được kết nối với các chuyên gia. Thông qua những kết nối này, kiến thức & kỹ năng của họ phát triển khi họ chia sẻ ý tưởng, kiến thức, xu hướng mới và hơn thế nữa. Điều này giúp họ luôn được cập nhật, trong khi một văn phòng biệt lập sẽ ngăn chặn toàn bộ quá trình phát triển. Hãy tưởng tượng một văn phòng CNTT được bao quanh bởi các cửa hàng quần áo, thẩm mỹ viện và nhà hàng. Nó sẽ chặn tầm nhìn của cả người lao động và người sử dụng lao động. Điều này sẽ không làm cho các kết nối tốt hơn.
Những mục tiêu này có thể đạt được nhiều hơn trong không gian làm việc chung. Những người trong không gian làm việc chung là những chuyên gia lão luyện và môi trường làm việc chung xung quanh họ chỉ khuếch đại bầu không khí kinh doanh chuyên nghiệp. Bạn có thể trải nghiệm những lợi ích của việc làm việc trong những điều kiện tuyệt vời này.
Ngoài ra, không gian làm việc chung là nơi tốt nhất để kết nối với những người cùng chí hướng. Nhiều doanh nghiệp đã trải qua sự tăng trưởng đáng kinh ngạc thông qua các kết nối được hình thành này.
6. Thiếu sót việc lập kế hoạch thuê văn phòng
Lập kế hoạch là chìa khóa cho bất kỳ quy trình nào, vì vậy khi thiết kế không gian văn phòng, việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết. Lập kế hoạch giúp sắp xếp mọi thứ một cách kịp thời. Với quy hoạch hiệu quả, việc phân bổ không gian trở nên dễ dàng. Bạn có thể xác định các khu vực cho từng bộ phận, giúp hoạt động trơn tru hơn. Nó cũng giúp với công việc cơ sở hạ tầng như kết nối điện, phụ kiện & đồ nội thất.
Các văn phòng không có kế hoạch có thể trở nên hỗn loạn khi các hoạt động bắt đầu do thiếu quản lý không gian. Điều này có thể khiến mọi thứ không khớp với nhau do có quá nhiều thứ được nén lại với nhau hoặc nó có thể khiến một số không gian không được sử dụng và trở nên lãng phí. Trong những văn phòng như vậy, không gian lưu trữ có thể trở nên thiếu hoặc chật chội.
Nhu cầu lưu trữ & thiết bị là khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp, vì vậy kế hoạch & thiết kế phải phù hợp theo những gì tốt nhất cho doanh nghiệp cụ thể đó.
7. Không định hướng cho nhân viên
Nhìn từ góc độ của nhân viên cũng quan trọng không kém. Các nhân viên là sức sống của một doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc. Có sẵn một số tiện nghi giúp họ trải nghiệm sự thoải mái đó. Một số nhu cầu cơ bản là bàn làm việc thoải mái, đồ ăn & phương tiện giải trí, và một môi trường làm việc an toàn. Một doanh nghiệp phải xem xét điều này trong khi thiết kế văn phòng.
Cung cấp cơ sở vật chất tốt nhất cho nhân viên là điều cần thiết để duy trì hạnh phúc và phúc lợi của họ, và điều này có thể dễ dàng đạt được khi bạn đảm bảo tính đến quan điểm của họ.
8. Vị trí
Một văn phòng nằm ở trung tâm có lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể không cần một vị trí trung tâm và thay vào đó có thể hoạt động ở ngoại ô. Có lẽ việc có các văn phòng gần ngành sẽ mang lại lợi ích cho họ nhiều hơn. Lấy ví dụ về một công ty sản phẩm nông nghiệp hoặc văn phòng tư vấn nông nghiệp. Các địa điểm ngoại ô thường sẽ là lựa chọn tốt nhất cho họ.
Một ví dụ khác có thể là với các kiến trúc sư. Họ không yêu cầu văn phòng tại các trung tâm kinh doanh và cũng có thể làm việc từ xa.
Điều này làm cho nghiên cứu kỹ lưỡng của bạn khi tìm kiếm các địa điểm phù hợp là rất quan trọng. Nhiều người mắc sai lầm khi thỏa hiệp không gian cho vị trí. Vì giá thuê văn phòng tại hầu hết các vị trí đắc địa đều rất cao nên ngân sách bị ảnh hưởng tiêu cực. Điều này có thể khiến bạn có một văn phòng nhỏ và khó chịu, điều này cuối cùng sẽ gây hại cho công việc kinh doanh.
Tuy nhiên, việc xem xét các tùy chọn có sẵn khác mà không phải hy sinh đủ không gian cho một vị trí đắc địa có thể dẫn bạn đến một văn phòng rộng rãi với một vị trí phù hợp với bạn.
9. Không thuê chuyên gia thiết kế bố cục văn phòng
Khi bạn hoàn thành không gian văn phòng, bước tiếp theo là thiết kế. Một số doanh nghiệp tránh thuê các nhà thiết kế chuyên nghiệp hoặc thuê một người thiết kế nội thất thiếu kinh nghiệm. Mặc dù cả hai quyết định ban đầu có vẻ tiết kiệm chi phí, nhưng cả hai chắc chắn cuối cùng sẽ dẫn đến thảm họa.
Các nhà thiết kế chuyên nghiệp không chỉ thiết kế văn phòng mà còn phối hợp làm việc. Họ biết tất cả các kỹ thuật từ đầu đến cuối và hiểu những nhiệm vụ cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên.
Ví dụ, công trình dân dụng là giai đoạn ban đầu, trong khi sơn & đồ nội thất thường muộn hơn một chút trong quy trình. Có nhiều bước phải hoàn thành và việc phối hợp tất cả các nhiệm vụ này là một công việc khó khăn. Đây là lý do tại sao bạn cần để nó cho các chuyên gia để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Công việc của nhà thiết kế là đảm nhận quy hoạch không gian, khi họ sở hữu bộ kỹ năng để điều chỉnh mọi thứ cho phù hợp. Họ hiểu rõ nhất cách tận dụng từng centimet mà không lãng phí bất kỳ khoảng trống nào.
Một số nhà thiết kế có thể biến những không gian có vẻ buồn tẻ thành một không gian làm việc thoải mái, hiện đại đẹp mắt. Điều này làm cho việc thuê một nhà thiết kế trở nên bắt buộc, vì họ là những người duy nhất thực sự sẵn sàng cho nhiệm vụ.
10. Hợp đồng không linh hoạt
Hợp đồng thuê không linh hoạt có thể gây hại cho dù đó là mặt bằng kinh doanh hay một văn phòng. Tuy nhiên, trong trường hợp của một doanh nghiệp, đó là một tổn thất lớn. Hợp đồng không linh hoạt đề cập đến những hợp đồng có ít hoặc không có điều khoản linh hoạt. Các điều khoản này có giá trị ràng buộc như thường bao gồm thời gian giữ. Bạn thường không được phép hủy bỏ hợp đồng khi cần thiết.
Có thể sẽ có lúc doanh nghiệp của bạn mở rộng và bạn cần một không gian lớn hơn, nhưng những hợp đồng như vậy không cho phép bạn rời khỏi không gian đó. Điều này buộc bạn phải điều chỉnh theo không gian hiện có hoặc thuê một không gian khác.
Có một số thuật ngữ khác có khả năng gây hại cho sự phát triển kinh doanh. Một ví dụ về điều này là tăng tiền thuê nhà. Nó có thể tạo gánh nặng cho doanh nghiệp, tùy thuộc vào các điều khoản cụ thể của nó. Một số hợp đồng không cho phép thay đổi không gian, điều này có thể ngăn bạn thiết kế văn phòng theo cách bạn cần.
Để tránh sai lầm mắc kẹt bởi những ràng buộc của một hợp đồng cứng nhắc, hãy kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng trước khi ký. Đôi khi thỏa hiệp về không gian đáng để tránh cam kết với một hợp đồng không linh hoạt.
Chỉ với một chút nghiên cứu hoặc nhà tư vấn thuêvăn phòng chuyên nghiệp, tất cả những sai lầm này đều có thể tránh được. Hầu hết những sai lầm này là kết quả của sự thiếu tìm hiểu, rất dễ tránh nếu bạn chú ý hơn một chút.
Tất cả các doanh nghiệp thành công đã phát triển bằng cách tránh những sai lầm này.
GIỚI THIỆU VỀ SAIGON OFFICE – CHUYÊN GIA CHO THUÊ VĂN PHÒNG TẠI TPHCM
SAIGON OFFICE cam kết dịch vụ môi giới văn phòng cho thuê như sau:
- Điện thoại : 0908 600 359 Miễn phí tư vấn
- Gợi ý lựa chọn và đồng hành xuyên suốt khi xem tòa nhà – Miễn phí
- Đàm phá giá tốt và những điều khoản Hợp đồng ngắn/dài hạn tốt nhất với tòa nhà – Miễn phí
- Hỗ trợ tư vấn quy tắc thiết kế & thi công văn phòng cơ bản – Miễn phí
- Địa chỉ: 208 Nguyễn Trãi, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1 – Địa điểm cho thuê văn phòng uy tín
Dịch vụ cho thuê văn phòng chính tại Saigon Office:
- Văn phòng cho thuê quận 1 : https://saigonoffice.com.vn/van-phong-cho-thue-quan-1.html
- Văn phòng trọn gói quận 1 : https://saigonoffice.com.vn/van-phong-tron-goi-quan-1.html
- Văn phòng cho thuê quận 2 : https://saigonoffice.com.vn/Cho-thue-van-phong-quan-2.html
- Văn phòng cho thuê quận 7 : https://saigonoffice.com.vn/van-phong-cho-thue-quan-7.html
- Và các Tòa nhà văn phòng cho thuê tại quận 3, 4, 5, 10, Phú Nhuận, Bình Thạnh, Tân Bình, Gò Vấp và Thủ Đức
