Hướng dẫn cách tạo thư mục trong outlook mới nhất 2020

Cách tạo thư mục trong outlook là một trong những từ khóa được search nhiều nhất về chủ đề cách tạo thư mục trong outlook trong bài viết này, lamweb.vn sẽ viết bài Hướng dẫn cách tạo thư mục trong outlook mới nhất 2020

Hướng dẫn cách tạo thư mục trong outlook mới nhất 2020

1. Cách dùng các thư mục

Các thư mục trong Outlook khá dễ sử dụng nếu bạn biết phải sử dụng gì. Dưới đây là một số những điều cơ bản để sử dụng các thư mục:

Bước 1. Tạo một thư mục mới New Folder

Để xây dựng một thư mục trong MS Outlook, click vào tab Folder từ thanh Ribbon. Sau đó nhấp vào biểu tượng thư mục mới New Folder. Hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder sẽ hiển thị:

sử dụng hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder để thêm thư mục và giữ cho mail của bạn có đơn vị.

Nhập tên của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn đã thực hiện xong.

Trong gợi ý này, tôi đã xây dựng một thư mục có tên là Memos và đặt nó dưới thư mục From My Boss. Dưới đây là cách sắp xếp các thư mục hiện tại:

Bạn đủ nội lực thêm một thư mục phụ bên dưới một thư mục sẵn có.

Bước 2. Đổi tên một thư mục

Bạn có thể thay đổi tên của thư mục đó sau khi bạn đã xây dựng nó. lựa chọn thư mục bạn mong muốn đổi tên bằng hướng dẫn nhấp chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quang tên thư mục đó:

sử dụng biểu tượng Rename Folder để đổi tên một thư mục sẵn có trong MS Outlook.

Gõ vào tên thư mục mới vào hộp thư. Khi bạn đã thực hiện xong, nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn sẽ được lưu lại.

Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một thư mục

Một khi bạn đã tạo ra một số thư mục, bạn đã chuẩn bị để bắt đầu đưa những lá thư vào đó. Quay trở lại hộp thư chính của bạn để nhìn thấy các lá thư của bạn:

Dưới đây là hướng dẫn tổ chức thư trong Outlook bằng hướng dẫn di chuyển các lá thư vào các thư mục.

Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ dễ dàng dẫn lá thư đó vào thư mục lựa chọn của bạn. Trong ví dụ dưới đây, tôi đang dẫn email “Project estimates” vào thư mục Memos:

như bạn thấy, lá thư “Project estimates” bây giờ đã ở trong thư mục Memos.

Bước 4. Xóa một thư mục

thỉnh thoảng bạn đủ nội lực thấy rằng bạn không còn muốn sư dụng một thư mục mà bạn vừa mới tạo. Khi điều này xảy ra, bạn có thể đơn giản xoá thư mục đó đi.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Dưới đây là mẹo tổ chức các hộp thư mail Outlook của bạn bằng cách xoá các thư mục không quan trọng.

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Chú ý: Nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong thư mục đó cũng sẽ bị xóa.

2. Hướng dẫn sử dụng các thể loại màu để có đơn vị hơn trong Outlook

Chúng ta hãy có một cái Nhìn sâu sắc hơn về làm sao để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.

Bước 1. Đổi tên hạng mục

Theo mặc định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn tất cả Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Bạn có thể sử dụng mã màu cho những thư của bạn trong Outlook để tổ chức chúng.

Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn muốn đổi tên và nhấn vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi bạn vừa mới thực hiện xong các hạng mục đó.

Dưới đây là một gợi ý về một số hạng mục đã được đổi tên:

Đặt tên cho mỗi hạng mục màu để đơn vị hộp thư Outlook của bạn

Các hạnh mục tùy chỉnh riêng của bạn đủ sức không giống nhau.

Bước 2. Xóa một hạng mục

Sau khi bạn đang tùy chỉnh tất cả các hạng mục của bạn, bạn đủ sức thấy rằng bạn sẽ k dùng all các hạng mục này. Nếu điều đó xảy ra, bạn đủ nội lực xoá các hạng mục không sử dụng.

Để xoá một hạng mục, nhấn vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Bạn có thể xoá các hình thức màu của Outlook mà bạn k sử dụng.

Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Trong gợi ý trên, tôi đã xóa hạng mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete .

Khi một lời nhắc xuất hiện yêu cầu bạn công nhận xóa, bấm nút Yes. Khi bạn vừa mới hoàn tất các thay đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn k thể gán nó vào một thư email.

Bước 3. Gán một hình thức màu cho một tin nhắn

Một khi bạn vừa mới một mình hoá các thể loại màu của bạn, bạn đang chuẩn bị để bắt đầu gán chúng cho các thư trong hộp thư của bạn. Để gán một thể loại màu cho một lá thư, click vào lá thư đó để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống sẽ hiển thị:

dùng trình đơn Categorize thả xuống để gán các thể loại màu cho mail và đơn vị các hộp thư của bạn.

Nhấp vào hình thức màu mà bạn mong muốn gán cho lá thư đã lựa chọn. hình thức màu đó sẽ được gán cho thư. Bạn sẽ thấy màu sắc của hình thức màu là một hình vuông ở bên phải tên người gửi thư trong hộp thư của bạn. Trong content của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.

Dưới đây là một ví dụ của một hộp thư với các hình thức màu gán cho all các tin nhắn:

Với các hình thức màu được gán cho các lá thư của bạn, bạn đủ nội lực biết ngay được phải làm gì với mỗi mail.

Một lá thư đủ nội lực có nhiều hơn một thể loại màu để gán vào. Để gán một thể loại màu thêm vào cho một lá thư, chọn lá thư đó và bấm vào một thể loại màu khác trong trình đơn Categorize thả xuống .

Bước 4. Làm thế nào để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc refresh nó

Theo thời gian, các thể loại màu của một lá thư có thể refresh. Bạn có hình thức bỏ một hình thức màu từ một lá thư hoặc cải thiện nó. Dưới đây là những điều cần sử dụng.

Để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư, nhấn vào lá thư trong hộp thư của bạn để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào thể loại màu mà hiện đã gán cho email để loại bỏ nó:

Bạn đủ sức xoá một hình thức màu được chỉ định từ một email.

Bạn đủ sức gán một hình thức màu mới cho thơ từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc k gán màu cho nó.

Để loại bỏ toàn bộ các hình thức màu cùng một lúc từ một thư email có nhiều hơn một hình thức màu, lựa chọn thư đó và click vào tùy chọn Clear all Categories từ trình đơn thả xuống Categorize:

sử dụng tùy chọn Clear toàn bộ Categories để loại bỏ tất cả các hình thức màu từ một mail với nhiều hình thức màu được gán.

3. Phương pháp dùng Focused inbox

Microsoft đã trong công cuộc giới thiệu một tính năng mới được gọi là Focused inbox cho user Outlook. Bạn vừa mới có quyền truy cập vào Focused inbox hay không dựa vào vào phiên bản Microsoft Office mà bạn vừa mới sử dụng.

Nếu phiên bản Outlook của bạn đã dùng thư mục Clutter để phân loại các tin nhắn không cần thiết, thì tính năng đó vừa mới được nhập vào Focused sms mới.Thư mục Clutter ngày nay của bạn sẽ trở thành một thư mục thông thường khi nền móng của bạn được cải tiến tính năng Focused tin nhắn.

Focused inbox của Microsoft Outlook được thiết kế để tổ chức các hộp thư của bạn một mẹo tự động. Khi nó được click hoạt, hộp thư của bạn sẽ được chia thành hai tab

1. Tab Focused. Các mail được bố trí vào tab này là những mail quan trọng nhất và yêu cầu trả lời nhanh hơn.
2. Tab Other. email không giống được sắp đặt vào tab này để bạn có thể xử lý với khi bạn có thời gian hơn.

hiện giờ, tôi chưa kích hoạt tính năng Focused tin nhắn trên máy tính để bàn PC của tôi. tuy nhiên, hiện nay nó có sẵn trong nhiều phiên bản website của MS Outlook. tính năng này cũng có trong phiên bản free này của Outlook email mà tôi có thể tải về từ Outlook.com. Dưới đây là hình Focused inbox với tab Focused xây dựng ra:

Outlook.com có tính năng Focused tin nhắn đã có sẵn.

Để chuyển sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần nhấp chuột vào nó:

Nó rất dễ dàng để biến đổi các tab Focused tin nhắn.

giống như bạn có thể thấy, trong ví dụ này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì gồm có các thông báo món hàng thường ngày ít quan trọng hơn. chức năng Focused inbox mang những thư này vào trong thư mục thêm vào một hướng dẫn tự động mà k cần tôi phải quyết định.

Outlook.com là một dịch vụ mail dựa trên hệ thống web miễn phí từ Microsoft. Để tìm hiểu thêm về Outlook.com, hãy nhìn thấy các tut này, kênh nó được so sánh với Gmail:

• 
  GMAIL
  Gmail vs Outlook: What’s the Best (Free) email Service?
  Laura Spencer

4. Mẹo lưu trữ Archive hoặc xóa Delete những thư cũ & dọn dẹp hộp thư của bạn

Hầu hết chúng ta lưu trữ quá nhiều email, và điều này có thể sử dụng cho một hộp thư bị lộn xộn. Một phương pháp khác để tổ chức hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Trong khi cả lưu trữ và xóa email đều đưa những lá thư ra khỏi hộp thư đến của bạn, điều cần thiết là phải hiểu được sự khác biệt:

• Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một mail, bạn đủ sức không khó khăn truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.
• Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các mail mà bạn không trông mong để sử dụng trong tương lai.

MS Outlook cũng có một công cụ dọn dẹp Cleanup tool. Bạn đã đủ nội lực có được một trong những lá thư, kênh có rất nhiều lá thư trước được sao chép ở phía trên. Bạn cũng có thể có một trong số những lá thư trước đây trong hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc thư mục con, công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

ngoài ra khi bạn sử dụng điều đó, những lá thư bỏ đi sẽ giúp cho hộp thư của bạn có nhiều bộ nhớ dự trữ trong hộp thư của bạn. Để tổ chức hộp thư của bạn đúng cách , điều quan trọng là để nghiên cứu mẹo làm sao để sử dụng những tool này:

Bước 1. Xóa những lá thư cũ

Nó rất dễ dàng để xóa một email cũ. Chỉ cần dễ dàng nhấp vào mail đó để lựa chọn nó:

Đây là phương pháp đơn vị các hộp thư mail Outlook của bạn bằng mẹo xóa các thư cũ.

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Để xoá vĩnh viễn một lá thư email của bạn, click vào thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác). click vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá trọn đời lá thư vừa mới lựa chọn.

Chú ý: Một số sms bị xóa trọn đời đủ nội lực được phục hồi từ các máy chủ nếu chúng vẫn còn trong thư mục Deleted Items, nhưng bạn có thể sẽ k thể phục hồi các email sau khi bạn xóa bỏ nó.

Bước 2. Lưu trữ thư theo cách thủ công

Một cách ít thông dụng hơn để di dời các email cũ từ hộp thư của bạn là lưu trữ chúng. Để lưu trữ một mail, nhấn vào lá thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

sử dụng biểu tượng Archive là một hướng dẫn không giống để giữ cho các lá thư cũ có trật tự trong hộp thư đến của bạn.

Nếu bạn không sử dụng chức năng Archive của Outlook trước đây, thì bạn sẽ được nhắc để tạo một thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ xây dựng một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã lựa chọn vào đó:

Lưu trữ những mail cũ trong thư mục Archive để tổ chức hộp thư của bạn.

Trong tương lai khi bạn lưu trữ một mail, nó sẽ đi vào thư mục này.

Bước 3. Xây dựng các thông số lưu trữ

Bạn cũng đủ sức cải thiện setup lưu trữ auto của MS Outlook. bấm vào File > Options để mở cửa sổ Outlook Options:

Bạn đủ nội lực xây dựng Outlook để tự động lưu trữ các inbox.

Nhấp vào tùy chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Sau đó nhấp vào nút AutoArchive Settings. Hộp thoại AutoArchive sẽ xuất hiện:

dùng hộp thoại AutoArchive để định hình các thông số lưu trữ trong Outlook.

dùng hộp đánh dấu để lựa chọn các tùy lựa chọn lưu trữ mà bạn muốn lựa chọn. Nhấp vào OK trên hộp thoại AutoArchive khi bạn đã thực hiện xong. Sau đó nhấp vào OK trên cửa sổ Outlook Options.

Bước 4. Sử dụng tool dọn dẹp Cleanup công cụ của Outlook

Những mail có thiên hướng trở thành những cuộc đàm thoại hơn. Nếu bạn đã tham gia vào một hội thoại mail mà bạn và người nhận vừa mới trả lời qua lại và xây dựng một loạt các lá thư. Khi bạn trả lời một mail, trả lời của bạn sẽ xuất hiện trên những lá thư ban đầu và toàn bộ các thư trả lời trước đây. Thật không may, all những lá thư trả lời đó sẽ giúp đầy các thư mục của bạn – sử dụng cho bạn chông gai hơn để tìm thấy những lá thư mà bạn cần.

Outlook có một giải pháp với công cụ dọn dẹp Cleanup công cụ này. công cụ này tách ra những lá thư dư thừa, do vậy nó loại bỏ những lá thư trước đó k bao gồm những thư trả lời mới nhất. Bạn sẽ k mất đi bất kỳ thông tin nào, bởi vì toàn bộ các tin nhắn trước của bạn đã được gồm có trong lá thư mới nhất.

Chúng ta hãy nhìn thấy nó hoạt động như thế nào nhé. Trong thư mục From My Boss dưới đây, tôi có hai thư của cùng một cuộc trò chuyện cùng. Thư đầu tiên có thể loại đề tài “New Work.” Lá thư sau có thể loại đề tài “Re: RE: RE: New Work:”

Trả lời các lá thư này đủ nội lực làm đầy hộp thư Outlook của bạn.

Bạn đủ nội lực dùng tool Cleanup công cụ để dọn sạch một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ dùng nó để làm sạch thư mục From My Boss.

Nhấp vào thư mục để lựa chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Cleanup công cụ. (It’s trên tab Home ở bên trái của biểu tượng Delete.) Bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống Cleanup:

lựa chọn tùy chọn Clean Up Folder để chuyển những lá thư dư thừa vào một thư mục.

chọn tùy chọn Clean Up Folder trên trình đơn thả xuống. Một hộp nhắc sẽ xuất hiện cảnh báo với bạn rằng những lá thư dư thừa sẽ bị xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư gốc được xóa bỏ :

Loại bỏ thư dư thừa đủ nội lực sắp đặt hộp thư Outlook của bạn.

Thư nguồn sẽ bị xóa bởi vì nó là dư thừa với lá thư mới nhất. Đây là chức năng đặc biệt hữu ích nếu bạn đang có rất nhiều cuộc hội thoại email trong hộp thư đến của bạn.

Lưu ý: Những thông điệp email chứa một thành phần không giống nhau-có lẽ là một thư trả lời từ người nhận khác nhau hoặc một tệp đính kèm — sẽ không bị xóa bởi vì chúng k giải quyết được yêu cầu là trở nên dư thừa.

5. Đơn vị các mail của bạn với sự cai quản hộp thư đến tốt hơn

Bạn ít có khả năng để có một hộp thư đến lộn xộn trong MS Outlook nếu bạn vừa mới thực hiện cai quản mail tốt. tìm hiểu về làm thế nào để giảm lộn xộn trong hộp thư email đến của bạn với ebook free của chúng tôi:

Nguồn: https://business.tutsplus.com/