Cách sử dụng outlook 2016 là một trong những từ khóa được search nhiều nhất về chủ đề cách sử dụng outlook 2016 trong bài viết này, lamweb.vn sẽ viết bài Hướng dẫn cách sử dụng outlook 2016 mới nhất 2020
Mục lục
Hướng dẫn cách sử dụng outlook 2016 mới nhất 2020
Lọc các email quan trọng để riêng
Bí quyết dùng Outlook email này được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng.
Để dùng chức năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > search Folder. Sau đó, trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn dẫn xuống dưới cùng ủa danh sách và click lựa chọn “Create a custom search Folder”. Đặt tên cho thư mục search Folder trong khung Customize kiếm tìm Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện kiếm tìm mà bạn mong muốn mang vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn đủ sức tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.
Sau khi hoàn thành, một search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh mục các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ mail nào từ sếp hay những KH cần thiết.
Lên lịch gửi email
Nếu bạn là nhân viên văn phòng chủ yếu làm việc và hoạt động trong giờ hành chánh nhưng lại có các email cần send đi ngoài khung giờ này (ví dụ giống như khi bạn send email cho KH trái múi giờ, các email cần send đi vào khoảng đêm hay sáng sớm…), bạn đủ nội lực sử dụng tính năng hẹn giờ send mail của Outook.
Cụ thể, sau khi biên soạn thảo content thư xong, bạn bấm lựa chọn thẻ Options rồi chọn Delay Delivery.
Tại phần Do not deliver before bạn chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp xây dựng lại.
Cuối cùng, bạn nhấn gửi và để nguyên Microsoft Outlook ở hiện trạng hoạt động, qua thời điểm bạn thiết lập thì thư mới được gửi đi.
Tại phần Do not deliver before bạn lựa chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp xây dựng lại.
cách thức dùng Outlook email này đủ nội lực được vận dụng với phiên bản Outlook 2003, 2007, 2010.
Giới hạn thông báo trên màn ảnh Desktop
Thông thường, Outlook sẽ có tính năng send thông báo đến bạn khi có mail đến. ngoài ra, sẽ thật khó để tập kết làm việc khi có quá nhiều thông báo mail không quan trọng được send đến tiếp tục.
Bạn đủ nội lực hoàn toàn giới hạn các thông báo này, chỉ giữ lại thông báo email cần thiết thông qua các thao tác như sau.
đầu tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình Desktop trong mục email Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, mail từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.
như vậy là bạn đang hoàn thành thiết lập gửi thông báo lên màn ảnh chỉ áp dụng cho một số phân khúc người gửi quan trọng. Cực kì đơn giản đúng không?
Outlook thường có chức năng send thông báo đến bạn khi có mail đến
Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát khỏi Outlook
Bí quyết sử dụng Outlook mail này giúp bạn cắt giảm đáng kể không gian lưu trữ cho hộp thư của mình. Để thực hiện, hãy chọn trình đơn Tools > Options. Trong thẻ Other của hộp thoại Options, bạn hãy tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy lựa chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”.
Trong trường hợp bạn mong muốn Outlook công nhận lại trước khi xóa hoàn toàn những mail trong thư mục này, hãy lựa chọn nút Advanced Options và lựa chọn “Warn before permanently deleting items”.
Tạo một mục mới từ clipboard
Sao chép bất kỳ văn bản hoặc đoạn văn bản nào từ Clipboard của bạn, sau đó trên Outlook bạn click tổ hợp phím Ctrl + V. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới (hoặc lưu ý hoặc bất kỳ mục nào đó, dựa vào vào thư mục bạn đã xem) có văn bản, đoạn văn bản mà bạn vừa dán.
Trên đây là một số thủ thuật thú vị đủ sức giúp bạn trải nghiệm áp dụng mail Outlook một phương pháp dễ dàng và thuận tiện hơn. Trong công cuộc sử dụng, dĩ nhiên bạn cũng sẽ tìm ra thêm các tính năng cũng giống như hướng dùng thích hợp với mình.
Còn nếu bạn chưa có account email Outlook, bạn đủ nội lực tham khảo cách tạo tài khoản email này tại bài viết: Outlook email là gì? cách tạo account Outlook email free và hướng dẫn dùng
Nguồn:https://tinomail.com/